Gửi hàng đi nước ngoài cần chuẩn bị những gì?

Gửi một kiện hàng từ Việt Nam ra nước ngoài không đơn giản là đóng gói rồi mang đến đơn vị vận chuyển.

Tùy loại hàng và quốc gia nhận, người gửi có thể cần chuẩn bị thông tin, chứng từ và cách đóng gói khác nhau.

Nếu chuẩn bị đầy đủ ngay từ đầu, quá trình tiếp nhận và vận chuyển sẽ thuận lợi hơn. Ngược lại, thiếu thông tin hoặc đóng gói không phù hợp có thể khiến hàng phải kiểm tra lại, thay đổi phương án vận chuyển hoặc kéo dài thời gian giao nhận.

Vậy trước khi gửi hàng quốc tế, cần chuẩn bị những gì?

1. Xác định rõ hàng hóa cần gửi

Đây là bước đầu tiên và cũng rất quan trọng.

Người gửi nên cung cấp chính xác thông tin về sản phẩm, bao gồm:

• Tên hàng.
• Số lượng.
• Trọng lượng.
• Kích thước.
• Giá trị hàng hóa.
• Mục đích gửi hàng.

Không nên mô tả hàng hóa quá chung chung.

Ví dụ, thay vì chỉ ghi “đồ dùng”, nên mô tả cụ thể là quần áo, giày dép, mỹ phẩm, thực phẩm đóng gói hay linh kiện điện tử.

Thông tin càng rõ thì đơn vị vận chuyển càng dễ xác định phương án phù hợp.

2. Kiểm tra hàng có được phép vận chuyển không

Không phải mọi sản phẩm đều có thể gửi ra nước ngoài.

Một số mặt hàng có thể bị hạn chế hoặc cần điều kiện đặc biệt.

Ví dụ:

• Chất lỏng.
• Thực phẩm.
• Mỹ phẩm.
• Pin và thiết bị có pin.
• Thuốc.
• Hóa chất.
• Hàng có nguồn gốc động vật.
• Hàng dễ cháy.

Ngoài quy định tại Việt Nam, người gửi còn phải quan tâm đến quy định nhập khẩu của quốc gia nhận hàng.

Một sản phẩm được phép xuất khỏi Việt Nam chưa chắc đã được phép nhập vào quốc gia đích.

Vì vậy, nên kiểm tra trước khi đóng gói và gửi hàng.

3. Chuẩn bị thông tin người gửi và người nhận

Thông tin giao hàng cần chính xác và đầy đủ.

Đối với người nhận ở nước ngoài, thông thường cần:

• Họ tên.
• Địa chỉ đầy đủ.
• Thành phố.
• Bang hoặc tỉnh nếu có.
• Mã bưu chính.
• Số điện thoại.
• Email nếu cần.

Một số quốc gia có yêu cầu thêm thông tin nhận dạng của người nhận.

Thông tin càng chính xác thì khả năng giao hàng thành công càng cao.

Đặc biệt, số điện thoại rất quan trọng khi đơn vị giao hàng cần liên hệ để xác nhận địa chỉ hoặc thủ tục nhận hàng.

4. Chuẩn bị chứng từ

Tùy loại hàng và tuyến vận chuyển, người gửi có thể cần các loại chứng từ khác nhau.

Một số chứng từ thường gặp gồm:

• Hóa đơn thương mại.
• Packing List.
• Chứng từ nguồn gốc hàng hóa.
• Giấy phép liên quan đến sản phẩm.
• Chứng nhận chuyên ngành nếu được yêu cầu.

Với hàng gửi cá nhân, hồ sơ có thể đơn giản hơn.

Trong khi đó, hàng thương mại hoặc hàng có điều kiện thường cần nhiều thông tin hơn.

5. Đóng gói đúng cách

Đóng gói là bước rất dễ bị xem nhẹ.

Hàng hóa phải trải qua nhiều công đoạn trong quá trình vận chuyển. Kiện hàng có thể được nâng, đặt lên băng chuyền, đưa vào kho hoặc xếp cùng nhiều kiện khác.

Vì vậy, bao bì cần đủ chắc chắn.

Một số nguyên tắc cơ bản:

• Chọn thùng phù hợp với kích thước hàng.
• Dùng vật liệu chống va đập.
• Bịt kín các vị trí có nguy cơ bung.
• Hạn chế khoảng trống bên trong.
• Dán nhãn rõ ràng.

Với hàng dễ vỡ, cần tăng lớp bảo vệ bên trong.

Với thực phẩm hoặc sản phẩm nhạy cảm, cách đóng gói có thể cần điều chỉnh theo đặc tính của hàng.

6. Quan tâm đến trọng lượng và kích thước

Khi gửi hàng quốc tế bằng máy bay, cước vận chuyển không phải lúc nào cũng chỉ dựa trên cân nặng thực tế.

Một kiện hàng nhẹ nhưng cồng kềnh có thể chiếm nhiều không gian trong khoang hàng.

Khi đó, đơn vị vận chuyển có thể tính trọng lượng thể tích.

Ví dụ, một thùng chứa sản phẩm nhẹ nhưng kích thước rất lớn sẽ có mức cước khác với một thùng nhỏ có cùng trọng lượng thực.

Vì vậy, trước khi gửi, người gửi nên cung cấp cả trọng lượng và kích thước kiện hàng để được báo giá chính xác hơn.

7. Xác định thời gian cần nhận hàng

Không phải lô hàng nào cũng cần phương án vận chuyển giống nhau.

Nếu hàng cần đến nơi nhanh, Air Cargo hoặc chuyển phát nhanh quốc tế có thể là lựa chọn phù hợp.

Nếu không quá gấp, người gửi có thể cân nhắc những phương án tiết kiệm hơn.

Việc xác định thời gian ngay từ đầu giúp đơn vị logistics lựa chọn tuyến và phương thức phù hợp.

8. Tìm hiểu các khoản phí có thể phát sinh

Giá vận chuyển không phải lúc nào cũng là toàn bộ chi phí của một lô hàng.

Tùy tuyến và loại hàng, có thể phát sinh các khoản như:

• Phí xử lý.
• Phí khai báo.
• Phí đóng gói.
• Phí lưu kho.
• Phí giao hàng nội địa.
• Thuế hoặc phí nhập khẩu tại nước đến.

Một số khoản do người gửi thanh toán. Một số khoản có thể thuộc trách nhiệm của người nhận.

Vì vậy, nên hỏi rõ đơn vị vận chuyển về các khoản phí trước khi xác nhận gửi hàng.

9. Kiểm tra lại trước khi bàn giao

Trước khi giao kiện hàng cho đơn vị vận chuyển, hãy kiểm tra lại một lần cuối.

Checklist nhanh:

Hàng hóa

• Đúng sản phẩm.
• Đúng số lượng.
• Không thuộc nhóm hàng bị hạn chế.

Đóng gói

• Thùng chắc chắn.
• Hàng bên trong được cố định.
• Không có nguy cơ rò rỉ hoặc bung kiện.

Thông tin

• Đúng tên người nhận.
• Đúng địa chỉ.
• Đúng số điện thoại.
• Đúng mã bưu chính.

Chứng từ

• Đủ giấy tờ cần thiết.
• Thông tin trên chứng từ khớp với hàng thực tế.

Một vài phút kiểm tra có thể giúp hạn chế nhiều vấn đề trong quá trình vận chuyển.

Air Cargo phù hợp với những lô hàng nào?

Air Cargo thường phù hợp với các loại hàng cần tốc độ và có giá trị tương đối cao.

Ví dụ:

• Hàng mẫu.
• Linh kiện.
• Thiết bị điện tử.
• Mỹ phẩm.
• Hàng thời trang.
• Tài liệu.
• Một số loại thực phẩm phù hợp quy định.

Ưu điểm lớn nhất của Air Cargo là thời gian vận chuyển nhanh hơn nhiều phương thức đường dài khác.

Tuy nhiên, chi phí cũng thường cao hơn. Do đó, người gửi nên cân nhắc giữa thời gian và ngân sách.

Gửi hàng quốc tế không khó nếu chuẩn bị đúng

Phần lớn vấn đề trong vận chuyển quốc tế không bắt đầu từ lúc hàng lên máy bay.

Nhiều trường hợp phát sinh từ những bước trước đó. Thông tin hàng hóa không chính xác, chứng từ thiếu hoặc đóng gói không phù hợp đều có thể ảnh hưởng đến quá trình xử lý.

Vì vậy, chuẩn bị kỹ trước khi gửi luôn là cách đơn giản nhất để hạn chế rủi ro.

Kết luận

Để gửi hàng đi nước ngoài thuận lợi, người gửi nên chuẩn bị đầy đủ thông tin về hàng hóa, kiểm tra quy định nhập khẩu, hoàn thiện chứng từ và đóng gói đúng cách.

Bên cạnh đó, cần xác định rõ thời gian giao hàng và ngân sách để lựa chọn phương thức vận chuyển phù hợp.

Nếu lựa chọn Air Cargo, việc cung cấp chính xác trọng lượng, kích thước và đặc tính hàng hóa ngay từ đầu sẽ giúp đơn vị logistics tư vấn tuyến vận chuyển và phương án khai thác hiệu quả hơn.

Một lô hàng được chuẩn bị tốt sẽ có hành trình thuận lợi hơn từ lúc rời tay người gửi cho đến khi đến tay người nhận.

Xem thêm

Hàng xách tay và Air Cargo khác nhau thế nào?

Hàng nào nên gửi bằng đường hàng không?

Freighter và Belly Cargo khác nhau ở đâu trong khai thác?