Phiếu đóng gói – Packing List và những thủ tục cần biết

Đối với những người làm trong ngành xuất nhập khẩu, chuyên phải đóng gói hàng hóa thì không còn quá xa lạ với Packing List. Đây là một loại giấy tờ quan trọng trong việc kê khai và kiểm định hàng hóa. Do vậy, hôm nay, chúng ta hãy cùng Airport Cargo tìm hiểu về loại phiếu đóng gói hay còn gọi là packing list này để biết nhiều thông tin hơn nhé.

Ngoài ra bạn cũng nên tham khảo các kiến thức về xuất nhập khẩu để có thể làm việc dễ dàng hơn.

Phiếu đóng gói là gì?

Packing list hay còn gọi là phiếu đóng gói hàng hóa, một thành phần quan trọng không thể thiếu trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu.

Trên Packing List cho biết: người bán đã bán những gì cho người mua. Qua đó, người mua có thể kiểm tra và đối chiếu lại với hóa đơn đã đặt xem có trùng khớp hay không.

Cùng với Invoice thì packing list là 2 giấy tờ quan trọng cần phải có trong quá trình xuất nhập khẩu.

Thời điểm lập packing List

Nguyên tắc lập Packing List là phải lập lúc làm hàng xong, đóng hàng xong mới biết được số lượng chính xác.

Tuy nhiên, đối với những đơn đặt hàng đều đặn, lặp lại, số lượng giá cả và các nội dung thường không thay đổi, nhân viên nghiệp vụ có thể lập trước khi đóng hàng. phiếu đóng gói

Hơn nữa, trong trường hợp hàng tàu cần Chi tiết B/L sớm, người bán cần lập P/L sớm và soạn chi tiết B/L gửi cho hãng tàu.

Nếu hàng đóng trong container, phải có số cont, số seal thì mới làm P/L được. P/L thường được lập cùng lúc với hoá đơn.

Phân Loại packing list.

Packing list thường có 3 loại:

a) Phiếu đóng gói chi tiết (Detailed packing list) nếu nó có tiêu đề như vậy và nội dung tương đối chi tiết.

b) Phiếu đóng gói trung lập (Neutrai packing list) nếu nội dung của nó không chỉ ra tên người bán.

c) Phiếu đóng gói kiêm bảng kê trọng lượng (Packing and Weight list).

Chức năng của phiếu đóng gói

Như tên gọi cho thấy, Packing List chỉ ra cách thức đóng gói của hàng hóa. Nghĩa là khi nhìn vào đó, bạn hiểu được lô hàng được đóng gói như thế nào. Điều này sẽ giúp bạn tính toán được:

+ Cần bao nhiêu chỗ để xếp dỡ, chẳng hạn 1 container20’DC chẳng hạn; phiếu đóng gói

+ Phải bố trí phương tiện vận tải bộ như thế nào, chẳng hạn dùng xe loại mấy tấn, kích thước thùng bao nhiêu mới phù hợp;

+ Có thể xếp dỡ hàng bằng công nhân, hay phải dùng thiết bị chuyên dùng như xe nâng, cẩu…;

+ Sẽ phải tìm mặt hàng cụ thể nào đó ở đâu (pallet nào) khi hàng phải kiểm hóa, trong quá trình làm thủ tục hải quan.

Từ việc hiểu được Packing List là gì, bạn có thể hiểu được các loại hàng cũng như số lượng, cách đóng gói để tìm được thời gian bốc xếp dỡ hàng để trong kho một cách phù hợp. Dễ dàng theo dõi, kiểm soát các mặt hàng cho người mua hoặc công ty logistic hợp tác làm việc.

Các nội dung chính của Packing list

Một phiếu đóng gói đầy đủ gồm những nội dung:

Tiêu đề trên cùng : Logo, tên, địa chỉ, Tel, Fax của doanh nghiệp

Thông tin người bán: Tên, địa chỉ, Tel, Fax

Số và ngày Packing List

Thông tin người mua: Tên, địa chỉ, Tel, Fax của doanh nghiệp mua hàng

Số lượng container và số container

Ref no: Số tham chiếu ( Có thể là số đơn hàng, thông báo khi hàng đến,…)

Port of Loading : cảng bốc hàng

Port of Destination: Cảng đến, cảng dở hàng phiếu đóng gói

Vessel Name: tên tàu, số chuyến tàu

ETD : Ngày dự kiến tàu chạy

Product : Mô tả hàng hóa như tên hàng, ký hiệu mã, thể tích, số kiện,…

Packing: số lượng thùng, hộp, kiện đóng gói theo đơn vị ở dưới

NWT ( Net weight) : Trọng lượng thực của hàng hóa

GWT ( Gross weight) : Trọng lượng tổng gồm cả trọng lượng của dây buộc, thùng, hộp đựng,…

Xác nhận của bên bán hàng: Ký tên, đóng dấu

Ngoài ra, phiếu đóng gói đôi khi còn phải ghi rõ tên người đóng gói, người kiểm tra kỹ thuật.

Khi lập packing list cần chú ý những gì?

Với chức năng của packing list trong việc xác định quy cách đóng gói thì nội dung trên packinglist phải đảm bảo cac yếu tố sau:

– Số và ngày lập

– Tên hàng + mã hàng (nếu có), đơn vị tính, số lượng, trọng lượng

– Quy cách đóng gói, kích thước kiện hàng

-Dĩ nhiên không thể thiếu thông tin của Seller và Buyer

Hy vọng những kiến thức rất quan trọng về phiếu đóng gói của chúng tôi có thể giúp các bạn trong quá trình vận chuyển hàng. Ngoài ra, các bạn cũng có thể tham khảo Airport Cargo. Để có thêm nhiều thông tin hơn về ngành nghề này. Chúc các bạn thành công.