Booking Confirmation và Space Allocation hoạt động ra sao? Vì sao có booking nhưng hàng vẫn có thể bị “rớt” chuyến?

Trong Air Cargo, nhiều khách hàng cho rằng chỉ cần đặt chỗ thành công là lô hàng chắc chắn sẽ được vận chuyển theo đúng lịch.

Thực tế, quy trình khai thác phức tạp hơn rất nhiều.

Một booking được xác nhận không đồng nghĩa với việc lô hàng đã có vị trí cố định trên máy bay. Trước khi chuyến bay khởi hành, hãng hàng không vẫn phải tính toán tải trọng, dung tích, loại hàng và nhiều yếu tố khác để phân bổ không gian vận chuyển.

Đó là lý do hai thuật ngữ Booking Confirmation và Space Allocation luôn đi cùng nhau trong khai thác Air Cargo.

Booking Confirmation là gì?

Booking Confirmation là bước xác nhận rằng hãng hàng không đã tiếp nhận yêu cầu đặt chỗ của khách hàng.

Thông tin booking thường bao gồm:

• Tuyến bay.
• Ngày khởi hành.
• Điểm đi và điểm đến.
• Trọng lượng dự kiến.
• Kích thước lô hàng.
• Loại hàng hóa.
• Số lượng kiện.

Sau khi booking được xác nhận, hãng hàng không sẽ giữ chỗ dự kiến cho lô hàng trên chuyến bay phù hợp.

Tuy nhiên, đây mới chỉ là bước đầu tiên.

Space Allocation là gì?

Space Allocation là quá trình phân bổ dung tích và tải trọng thực tế trên chuyến bay.

Đây là công việc của bộ phận Revenue Management và Load Control.

Họ phải cân đối rất nhiều yếu tố trước khi quyết định mỗi lô hàng sẽ được xếp lên chuyến bay nào.

Nói cách khác, Booking Confirmation là xác nhận nhu cầu vận chuyển, còn Space Allocation là quyết định hàng có thực sự được bố trí chỗ hay không.

Booking Confirmation và Space Allocation hoạt động ra sao? Vì sao có booking nhưng hàng vẫn có thể bị “rớt” chuyến?

Space Allocation được tính dựa trên những yếu tố nào?

Tải trọng còn lại

Máy bay có giới hạn về trọng lượng cất cánh.

Nếu tổng tải trọng đã đạt mức cho phép, hãng hàng không sẽ không thể nhận thêm hàng dù khoang vẫn còn khoảng trống.

Dung tích khoang hàng

Một số lô hàng có trọng lượng nhẹ nhưng kích thước lớn.

Ngược lại, có những lô hàng rất nặng nhưng chiếm ít diện tích.

Bộ phận khai thác phải tính toán đồng thời cả hai yếu tố để sử dụng hiệu quả không gian trên máy bay.

Loại hàng hóa

Không phải mọi loại hàng đều có thể đặt cạnh nhau.

Ví dụ:

• Hàng nguy hiểm phải tuân thủ quy định của IATA.
• Hàng lạnh cần khu vực bảo quản riêng.
• Động vật sống có tiêu chuẩn vận chuyển riêng.
• Pin lithium cũng có những yêu cầu đặc biệt.

Điều này khiến việc phân bổ không gian trở nên phức tạp hơn.

Mức độ ưu tiên

Trong thực tế, mỗi booking đều có mức độ ưu tiên khác nhau.

Ví dụ:

• Hàng Express.
• Hàng y tế.
• Hàng phục vụ cứu trợ.
• Hàng VIP.

Những lô hàng này thường được ưu tiên phân bổ chỗ trước các booking thông thường.

Booking Confirmation và Space Allocation hoạt động ra sao? Vì sao có booking nhưng hàng vẫn có thể bị “rớt” chuyến?

Vì sao có booking nhưng hàng vẫn bị offload?

Đây là câu hỏi mà nhiều doanh nghiệp thắc mắc.

Offload nghĩa là lô hàng không thể đi trên chuyến bay như kế hoạch dù booking đã được xác nhận.

Một số nguyên nhân phổ biến gồm:

• Máy bay đổi sang loại nhỏ hơn.
• Phát sinh hàng ưu tiên.
• Thời tiết làm giảm tải trọng khai thác.
• Chuyến bay phải mang thêm nhiên liệu.
• Tổng trọng lượng vượt giới hạn an toàn.

Trong những trường hợp này, bộ phận khai thác sẽ lựa chọn một số booking để chuyển sang chuyến bay kế tiếp.

Làm sao để tăng khả năng giữ được chỗ?

Doanh nghiệp có thể chủ động bằng nhiều cách.

Đặt booking sớm

Booking càng sớm, khả năng được phân bổ không gian càng cao.

Đặc biệt trong mùa cao điểm, việc đặt chỗ sát ngày bay thường gặp nhiều rủi ro.

Khai báo chính xác

Thông tin về trọng lượng và kích thước cần đúng với thực tế.

Nếu số liệu chênh lệch quá lớn, hãng hàng không có thể phải điều chỉnh lại Space Allocation vào phút cuối.

Giao hàng đúng Cut-off

Một booking được xác nhận nhưng hàng đến trễ Cut-off vẫn có nguy cơ bị chuyển sang chuyến khác.

Vì vậy, việc chuẩn bị chứng từ và bàn giao hàng đúng thời gian rất quan trọng.

Vai trò của đơn vị logistics

Đơn vị logistics không chỉ thực hiện booking.

Họ còn theo dõi tình trạng chuyến bay, cập nhật Space Allocation và làm việc trực tiếp với hãng hàng không khi có thay đổi.

Trong mùa cao điểm, kinh nghiệm và mạng lưới đối tác của đơn vị logistics có thể tạo ra khác biệt rất lớn trong việc giữ chỗ cho lô hàng.

Kết luận

Booking Confirmation và Space Allocation là hai bước khác nhau nhưng có mối liên hệ chặt chẽ trong quy trình khai thác Air Cargo. Booking giúp ghi nhận nhu cầu vận chuyển, còn Space Allocation quyết định khả năng chuyên chở thực tế của từng chuyến bay.

Hiểu rõ hai khái niệm này sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn khi lập kế hoạch xuất khẩu, giảm nguy cơ lỡ chuyến và phối hợp hiệu quả với đơn vị logistics trong những giai đoạn cao điểm.

Xem thêm

Vì sao Air Cargo luôn đắt hơn đường biển nhưng vẫn là lựa chọn của nhiều doanh nghiệp?

Ramp Handling là gì? Một lô hàng trải qua những gì từ Cargo Terminal đến khoang máy bay?

Cut-off Time trong Air Cargo là gì? Vì sao chỉ chậm vài phút cũng có thể lỡ chuyến bay?