Hướng dẫn Khai báo Hải quan điện tử qua phần mềm Ecus

Hướng dẫn khai báo hải quan điện tử bằng phần mềm Ecus là một nhu cầu rất lớn từ bạn đọc. Khi nhắc đến lĩnh vực xuất nhập khẩu thì không thể thiếu được một nghiệp vụ rất quan trọng, đó là nghiệp vụ khai báo hải quan. Khác với trước đây, việc thông quan hàng hóa được xác thực qua các bộ hồ sơ giấy và thời gian xử lý thường là rất lâu, có khi 5-7 ngày cho một tờ khai. Bài viết này Airport Cargo sẽ giúp các bạn khai hải quan điện tử bằng phần mềm Ecus cho hàng đường biển rất phổ biến và tiền đề để bạn thực hành tương tự với đường hàng không.

Hệ thống VNACCS/VCIS là gì trong quy trình Khai báo Hải quan điện tử?

Hệ thống VNACCS/VCIS: là Hệ thống thông quan tự động và Cơ chế một cửa quốc gia gồm 2 hệ thống nhỏ: hệ thống thông quan hàng hóa tự động của Việt Nam (VNACCS – Viet Nam Automated Cargo Clearance System) và hệ thống cơ sở dữ liệu thông tin nghiệp vụ (VCIS – Vietnam Customs Intelligence Information System). Hệ thống này còn có chức năng kết nối với các Bộ và các cơ quan chứng năng khác bằng cách áp dụng Cơ chế một cửa (Single Window).

Theo đó, nếu trong quá trình thông quan hàng hóa mà doanh nghiệp cần các giấy xác nhận; giấy phép như: Giấy chứng nhận an toàn vệ sinh thực phẩm; giấy phép nhập khẩu… thì việc cấp giấy phép có thể được thực hiện trên hệ thống và kết nối với các cơ quan hữu quan cùng nhau; để nhanh chóng cấp phép và thông quan hàng hóa cho doanh nghiệp.

Hiện nay có một số doanh nghiệp được cấp phép cung cấp phần mềm khai báo hải quan cho doanh nghiệp như: Thái Sơn, FPT; Softech, G.O.L… trong đó phần mềm của công ty Thái Sơn và FPT là được sử dụng rộng rãi hơn cả. Hôm nay; Airport Cargo sẽ giới thiệu cho các bạn hệ thống phần mềm khai báo hải quan ECUS của công ty Thái Sơn; để các bạn có thể hình dung được quy trình mở 1 tờ khai hải quan điện tử là như thế nào.

Phần Mềm Khai Hải Quan Điện Tử Phổ Biến Tại Việt Nam

Bước chuẩn bị ban đầu Kết Nối Ecus & Vnaccs để tiến hành Khai báo Hải quan:

Để được mở tờ khai hải quan qua hệ thống VNACSS; doanh nghiệp cần đăng ký tham gia hệ thống VNACSS với Tổng cục Hải quan và đăng ký tài khoản VNACSS / chữ ký số khai báo. Thông thường thời gian để được cấp tài khoản VNACSS và kích hoạt chữ ký số là 1 tuần kể từ khi doanh nghiệp đăng ký.

Khi đã được cấp các tài khoản; doanh nghiệp cập nhật vào phần mềm để hệ thống lưu lại cho toàn bộ quá trình khai báo.

• Thiết lập thông số khai báo VNACSS (các thông tin này sẽ có ở trên tờ giấy xác nhận mà công ty cung cấp dịch vụ gửi cho doanh nghiệp).
• Thiết lập thông số khai báo VNACSS (các thông tin này sẽ có ở trên tờ giấy xác nhận mà công ty cung cấp dịch vụ gửi cho doanh nghiệp).

Hướng dẫn từng bước quá trình Khai báo Hải quan điện tử:

Sau khi thiết lập được các thông số ban đầu; mình sẽ hướng dẫn các bạn cách thức mở một tờ khai hải quan điện tử cụ thể như dưới đây. Vì quy trình cho các loại hình tờ khai là tương tự nhau nên ở đây; Airport Cargo sẽ làm ví dụ với tờ khai xuất khẩu.

Để các bạn có thể hình dung một cách dễ dàng nhất về các thông tin trên tờ khai hải quan; mình sẽ giới thiệu với các bạn một tờ khai đã được thông quan thành công.

Đầu tiên là các bạn thực hiện khai báo trong tab: Thông tin chung.

Mã loại hình:

Ghi mã loại hình xuất khẩu của doanh nghiệp; ví dụ như E62 – xuất sản phẩm sản xuất xuất khẩu; B11 – Xuất kinh doanh

Cơ quan hải quan:

Ghi mã của chi cục hải quan nơi doanh nghiệp thông quan hàng hóa; ví dụ như 03TG – Chi cục HQ CK cảng Hải Phòng KV III; 03CE – Chi cục HQ CK cảng Hải Phòng KV II. Bạn có thể xem trên booking note thông tin cảng xuất hàng để biết cảng đấy; thuộc sự quản lý của chi cục hải quan nào và chọn mã phù hợp.

Mã bộ phận xử lý tờ khai:

00 – Đội thủ tục hàng hóa XNK.

Mã hiệu phương thức vận chuyển:

Ví dụ như vận chuyển container bằng đường biển thì chọn mã số 2.
Tiếp theo là khai báo các thông tin về đơn vị xuất nhập khẩu bao gồm thông tin công tin xuất khẩu; thông tin công ty nhập khẩu (tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế).

Số vận đơn:

Vận đơn có sau ngày tàu chạy nên tại thời điểm khai báo hải quan cho hàng xuất thì chưa có số vận đơn; do vậy mục này chúng ta để trống.

Số lượng kiện:

Ví dụ 500 boxes (hộp) hay 200000 pcs (cái).
Trọng lượng tổng của hàng hóa Gross weight.

Mã địa điểm lưu kho hàng chờ thông quan dự kiến:

Thông tin này chúng ta xem trên booking hàng hóa; ví dụ hàng hạ tại bãi Nam Hải Đình Vũ; chúng ta viết vào mục tên cảng và thấy hiện ra ngay mã 03TGS05.

Địa điểm nhận hàng cuối cùng:

Cảng đích (Ví dụ: Manila, Port Klang, Incheon…).

Địa điểm xếp hàng:

Nơi container được xếp trước khi bốc lên tàu: Thông tin này xem trên booking.

Phương tiện vận chuyển:

Tên tàu.

Ngày hàng đi dự kiến:

Ngày tàu chạy.

Ký hiện và số hiệu:

Nhập lại tên tàu.

Thông tin hóa đơn:

Bạn nhập đầy đủ các thông tin theo hóa đơn mà công ty phát hành.

 

Thông tin đính kèm:

Ở phần này phát sinh nghiệp vụ HYS – đăng ký đính kèm thông tin hàng hóa bao gồm danh sách số cont/seal. Chúng ta truy cập vào tab Nghiệp vụ khác / Đăng ký file đính kèm HYS:

Sau đó chúng ta upload file excel danh sách số cont/seal lên và ấn ghi:

 

Sau đó chúng ta khai báo chứng từ đính kèm HYS và kết quả trả về thành công:

Lưu ý: Phần mềm không giới hạn số lần đăng ký nghiệp vụ HYS nên nếu hệ thống báo về đã đăng ký thành công mà chúng ta phát hiện ra bị nhầm số cont hay seal thì các bạn đừng lo lắng; tìm cách hủy hay sửa bản đăng ký sai này mà điều cần làm là đăng ký lại file HYS với thông tin mới chính xác.

Tiếp theo đó, chúng ta bổ sung các thông tin về hợp đồng:

Phần ghi chú có thể ghi là hàng được hạ bãi ngày nào hay lô hàng có mấy container.

Tiếp theo là khai báo về địa điểm xếp hàng và danh sách container.

Địa điểm xếp hàng lên xe chở hàng:

Bạn nhập mã số giống Mã địa điểm lưu kho hàng chờ thông quan dự kiến.

Sau đấy là phần nhập thông tin về hàng hóa. Đây là thông tin chính của tờ khai. Bạn lưu ý cần nhập các thông tin cẩn thận và xem xét kỹ số lượng, đơn giá hàng hóa; Airport Cargo những nhầm lẫn phát sinh.

Thông tin chính của tờ khai

Sau khi thực hiện đầy đủ các thao tác; bạn ấn “Ghi” để hệ thống lưu vào. Bạn kiểm tra lại toàn bộ thông tin chuẩn xác và sau đó tiến hành truyền tờ khai hải quan bằng cách bấm vào: Khai trước thông tin tờ khai EDA. Hệ thống hiện lên yêu cầu xác nhận chữ ký số và kiểm tra mật khẩu của USB token:

 

Sau đó hệ thống trả về kết quả thành công. Đến lúc này bạn vẫn có thể sửa các thông tin của tờ khai nếu phát hiện sai sót. Nếu các thông tin đã chuẩn rồi, bạn tiếp tục khai báo EDC:

Sau đó hệ thống trả về kết quả phân luồng và lúc này, việc khai báo tờ khai đã hoàn thành:

Hướng dẫn copy tờ khai hải quan trên phần mềm Ecus

Như các bạn đã thấy; để khai được một tờ khai hải quan gồm rất nhiều thao tác nhưng không hề khó; chỉ cần bạn để ý và cẩn thận.

Sau đây, mình xin giới thiệu thêm cho bạn một “mẹo” nhỏ giúp cho bạn có thể khai hải quan một cách dễ dàng và tiết kiệm thời gian hơn – đó là cách “copy tờ khai”. Đây là một chức năng của phần mềm nhưng có thể nhiều bạn không biết.

Đối với những khách hàng mà bạn mở tờ khai đều đặn; có nhiều thông số giống nhau trên tờ khai như tên công ty nhập khẩu, số hợp đồng; thậm chí nếu bạn không thay đổi hãng tàu thì còn giống nhau về mã cảng, mã kho…

Thay vì phải mở 1 tờ khai mới và cặm cụi gõ lại thì bạn có thể mở tờ khai trước đó; copy tờ khai và “làm trong 5 phút”, thông tin của tờ khai cũ đã hiện ra trước mắt; điều bạn cần làm chỉ là sửa các thông tin như: số invoice, tên hàng… mà thôi.

Như vậy chúng ta đã có 1 tờ khai mới dựa trên tờ khai cũ trước đó. Việc này giúp chúng ta tiết kiệm thời gian và chính xác hơn trong những lần khai sau.

Kết Luận

Trong bài viết này Airport Cargo đã hướng dẫn các bạn khai hải quan điện tử trên phần mềm Ecus. Để hiểu sâu và khai chính xác từng loại hình bạn nên cập nhật các thông tư, nghị định mới nhất ví dụ như thông tư 39/2018…

Airport Cargo hân hạnh cung cấp đến quý khách các dịch vụ hải quan uy tín của chúng tôi:

• Dịch vụ khai báo hải quan hàng Cargo/ truyền tời khai (hàng gom) tại SCSC
• Một số Quy trình thủ tục xuất nhập hàng tại Sân Bay (Tham khảo)

Airport Cargo rất hân hạnh đồng hành cung cấp các kiến thức chính xác và dịch vụ hỗ trợ hải quan tốt nhất đến khách hàng.