Tùy thuộc vào loại hàng hóa, loại phương thức thanh toán, phương thức giao hàng, hãng tàu, chính sách của hải quan và chính phủ nước xuất khẩu, nước nhập khẩu thì các chứng từ có thể yêu cầu khác nhau.
Exporter(người xuất khẩu) sẽ chuẩn bị các chứng từ như sau.
- Commercial/Non-commercial Invoice: hóa đơn thương mại/phi mậu dịch.
- Packing List: phiếu đóng gói.
- Certificate of Origin: giấy chứng nhận nguồn gốc xuất xứ.
- Marine insurance depending on the Incoterms agreed upon for the shipment: bảo hiểm hàng hải tùy thuộc điều kiện giao hàng theo Incoterms (CIP và CIF thì người bán bắt buộc phải mua bảo hiểm cho người mua).
- VGM – vertified gross mass weight: bảng khai báo trọng lượng toàn bộ container, có thể submit online hoặc gửi cho hãng tàu bản cứng.
- Shipping Instructions for the Bill of Lading (SI): hướng dẫn làm hàng/hướng dẫn làm BL
- Permits or licences required for the export of the product from a country: giấy phép xuất khẩu hàng hóa (nếu có).
- Material safety data sheet (MSDS): bảng khai báo an toàn hóa chất dành cho hàng nguy hiểm DG.
- Other documents upon agreement with the importer: các chứng từ khác tùy theo thỏa thuận với người nhập khẩu.
các chứng từ trong lô hàng đường biển
Importer (người nhập khẩu) sẽ chuẩn bị các chứng từ sau.
- Permits or licences required for the import of the product into the destination country: giấy phép nhập khẩu hàng hóa (nếu yêu cầu).
- Marine insurance depending on the Incoterms agreed upon for the shipment: bảo hiểm hàng hải tùy thuộc điều kiện vận chuyển theo Incoterms. Ngoài điều kiện CIP và CIF bảo hiểm do người bán chịu, các điều kiện còn lại việc mua bảo hiểm(nếu có) sẽ do người nhập khẩu chịu.
- Duly endorsed Original BL or Telex release message to be handed over to the shipping line for the release of cargo: BL gốc đã được ký hậu hoặc lệnh nhả hàng Telex khi dùng Surrender BL.
- Delivery instructions to the shipping line for the release of the cargo: hướng dẫn giao hàng gửi cho hãng tàu/forwarder để hãng tàu/forwarder nhả hàng.
- Clearance from health, phytosanitary… and other such authorities depending on the cargo: các chứng từ như giấy chứng nhận an toàn thực phẩm, giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật… hoặc các chứng nhận khác tùy thuộc loại hàng hóa để nộp trình cho các cơ quan chức năng quản lý.
Freight Forwarder (acting on behalf of the exporter or importer).
Doanh nghiệp forwarder (hoạt động thay mặt người xuất khẩu hoặc người nhập khẩu) sẽ chuẩn bị các chứng từ sau.
- Delivery Notes: Ghi chú giao hàng.
- Forwarders Cargo Receipt: Biên bản nhận hàng của Forwarder.
- Shipping Instructions for the Bill of Lading (SI): hướng dẫn làm hàng gửi cho hãng tàu (shipping lines).
- House Bill of Lading: vận đơn nhà.
- Marine Insurance: bảo hiểm hàng hải (nếu có).
- Cargo inspection certificates: chứng nhận kiểm tra/giám định hàng hóa.
- Hazardous packing declarations: bảng kê khai đóng gói hàng nguy hiểm.
Clearing Agents– đại lý thông quan hải quan sẽ chuẩn bị các chứng từ sau.
- Customs clearance documents: chứng từ thông quan hải quan.
- Port Documentation: các chứng từ xuất trình cho cảng vụ.
- Duty and VAT exemption documents: chứng từ cho việc nộp thuế và VAT nếu có.
Shipping Lines or their agents– hãng tàu hoặc đại lý của họ sẽ chuẩn bị các chứng từ sau.
- Booking confirmation: booking/thỏa thuận lưu khoang.
- Container release: lệnh nhả container.
- Bills of Lading: vận đơn.
- Manifest: bản lược khai hàng hóa (submit cho hải quan).
- Manifest Corrector: sửa đổi bản lược khai hàng hóa (nếu khai sửa).
- Telex Release: Lệnh nhả hàng.
- Freight Invoices: hóa đơn cước.
- Container stowage plans: sơ đồ xếp hàng (container) lên tàu.
- Load & Discharge list: phiếu/danh sách đóng và dỡ hàng.
- Dangerous goods manifest: lược khai báo hàng hóa nguy hiểm.
- Arrival Notice/Notice of Arrival: giấy báo hàng đến.
- Delivery Orders: lệnh giao hàng (D/O).
- Discharge lists: phiếu dỡ hàng.
Haulage companies– các công ty vận tải nội địa.
- TREM cards where hazardous cargo movements are involved: thẻ Trem (Transport emergency) vận chuyển hàng nguy hiểm.
- road permits for overweight or special cargoes: giấy phép/lệnh cho phép vận chuyển hàng siêu trọng/quá tải hoặc hàng đặc biệt.
- overborder permits: giấy phép vận tải qua biên giới.
- port entry documents: các chứng từ ra vào cảng.
- route survey documents for abnormal cargoes: chứng từ thống kê tuyển đường vận chuyển.
- border clearance documents: các chứng từ thông quan hàng qua biên giới.
Intermodal operators– các nhà cung cấp dịch vụ đa phương thức.
- documentation for inland haulage: chứng từ phục vụ vận chuyển nội địa
- rail movement: vận chuyển đường sắt.
- road permits: giấy phép vận tải đường bộ.
- overborder permits: giấy phép vận tải qua biên giới.
- border clearance documents: chứng từ thông quan hàng qua biên giới.
Surveyors– các bên trung gian, thu thập thông tin.
- cargo inspection: phiếu kiểm định lô hàng.
- survey reports (draft survey, quantity survey, damage survey etc): báo cáo thống kê.
Banks– ngân hàng sẽ chuẩn bị các chứng từ sau.
- Letter of Credit: thư tín dụng.
- Bill of Exchanges: hối phiếu.
- Guarantees: bảo lãnh.
Insurance Brokers– bên cung cấp bảo hiểm.
- Marine insurance: bảo hiểm hàng hải.
- Cargo insurance and other general insurance policies: bảo hiểm hàng hóa hoặc các chính sách bảo hiểm chung khác.
Không phải mọi lô hàng sẽ bao gồm đẩy đủ các bên tham gia như phía trên liệt kê, và cũng không phải mọi lô hàng sẽ gồm tất cả các chứng từ này.
