Sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế. Với xã hội 4.0 hiện nay thì nhu cầu về giao nhận hàng hoá ngày càng cao. Kéo theo đó chất lượng dịch vụ trong công đoạn giao nhận hàng hoá của công ty bạn càng phải được nâng cao mới có thể cạnh tranh. Để biết được quy trình giao nhận hàng hoá của một công ty được hoạt động ra sao. Những công việc quan trọng cần làm trong giai đoạn giao nhận hàng hoá là gì. Cùng AirportCargo khám phá ngay bài viết dưới đây sẽ giải đáp được thắc mắc của các bạn.
Quy trình giao nhận hàng hoá hoạt động ra sao ?
Bước 1: Tiếp nhận thông tin, yêu cầu của khách hàng – Quy trình giao nhận hàng hoá
Bước đầu tiên trong quy trình giao nhận hàng hoá
Quý khách hàng có nhu cầu vận chuyển hàng hóa tới một địa điểm nào đó có thể liên hệ với đơn vị vận chuyển. Khi đó sẽ có nhân viên tư vấn hướng dẫn khách hàng lựa chọn dịch vụ vận chuyển theo nhu cầu. Và cử người xuống tận nơi kiểm tra. Hoặc xác minh qua điện thoại về trọng lượng, kích thước. Số lượng hàng hóa, cung đường mà khách hàng cần vận chuyển đến.
Sau khi xác minh qua điện thoại hoặc cử người xuống kiểm tra đơn vị vận chuyển sẽ tiến hành báo giá cho khách hàng đầy đủ và chi tiết nhất.
Bước 2: Lấy hàng tại địa chỉ khách hàng yêu cầu
Sau khi tiếp nhận thông tin từ phía khách hàng và thỏa thuận xong giá cả. Công ty vận chuyển sẽ cử người và các phương tiện vận chuyển xuống tận nơi tập kết hàng hóa để vận chuyển tới nơi nhận.
Quy trình giao nhận hàng sẽ được giám sát bởi khách hàng. Được thực hiện một cách cẩn thận để đảm bảo an toàn cho hàng hóa. Nếu quý khách hàng không có thời gian đóng gói hàng hóa, bên công ty đơn vị vận chuyển cũng sẽ có dịch vụ đóng gói hàng hóa tùy theo như cầu. Như đóng gói hàng dễ vỡ, đóng gói máy móc, linh kiện điện tử …. Để đảm bảo quá trình vận chuyển hàng hóa diễn ra thuận lợi nhất. Sau đó hai bên sẽ ký vào biên bản giao nhận hàng hóa.
Bước 3: Vận chuyển hàng tới nơi yêu cầu
Sau khi nhận hàng hóa và bốc xếp lên các phương tiện vận chuyển phù hợp. Và công ty vận chuyển tiến hành di chuyển hàng hóa tới nơi nhận theo yêu cầu của khách.
Quá trình di chuyển hàng hóa này sẽ được đơn vị vận chuyển sẽ đảm bảo an toàn cho hàng hóa được vận chuyển. Cam kết không xảy ra tình trạng nhân viên lấy cắp, mất mát hàng hóa của khách.
Thời gian vận chuyển hàng hóa sẽ phụ thuộc vào cung đường tới địa điểm nhận, tập kết mà khách hàng yêu cầu.
Tuy nhiên hầu hết các đơn vị vận chuyển chuyên nghiệp sẽ cam kết vận chuyển hàng hóa đúng thời gian như trong bản hợp đồng đã thỏa thuận với khách hàng trước đó. Trừ các trường hợp bất ngờ như thiên tai, lũ lụt…
Bước 4: Giao hàng đến nơi yêu cầu của khách hàng
Đây là bước cuối cùng trong quy trình giao nhận hàng hóa. Sau khi vận chuyển hàng đến địa chỉ nhận theo yêu cầu của khách hàng. Đơn vị vận chuyển sẽ cho công nhân bốc dỡ hàng hóa trên xe xuống. Và vận chuyển vào địa điểm tập kết theo yêu cầu của khách hàng, đây là dịch vụ đi kèm.
Tuy nhiên, với những địa điểm tập kết hàng hóa xa. Mất nhiều thời gian, nhân lực khách hàng sẽ cần phải trả thêm chi phí.
Nhưng khách hàng có thể hoàn toàn yên tâm các đơn vị vận chuyển sẽ có những thông báo. Và thỏa thuận trước với khách hàng về các khoản chi phí phát sinh này.
Cuối cùng sau khi hoàn thành xong việc giao hàng khách hàng sẽ tiến hành ký vào biên bản giao nhận hàng hóa cuối cùng. Việc thanh toán tiến sẽ được thực hiện theo như thỏa thuận ban đầu với khách hàng đó là chuyển khoản hoặc trả trực tiếp.
Các công đoạn cần là trong quy trình giao nhận hàng hoá
1. Chuẩn bị bộ chứng từ xuất nhập khẩu phục vụ cho quy trình giao nhận hàng hóa
Trong quá trình giao nhận hàng hóa, bộ chứng từ đóng vai trò vô cùng quan trọng. Bộ chứng từ được bên bán sử dụng để làm thủ tục hải quan xuất khẩu và gửi cho bên mua để họ sử dụng làm thủ tục hải quan nhập khẩu. Ngoài ra bộ chứng từ còn có sử dụng vào các nghiệp vụ xin cấp C/O, xin giấy phép, kiểm dịch, kiểm tra chất lượng … Nếu phát sinh các nghiệp vụ này đối với lô hàng.
Nghĩa vụ chuẩn bị chứng từ xuất nhập khẩu cho quy trình giao nhận hàng hoá
Bên bán thường phải chuẩn bị bộ chứng từ theo yêu cầu của bên mua. Nngoài các chứng từ bắt buộc thì có những chứng từ chỉ phát hành khi có yêu cầu. Đặc biệt nếu thương vụ sử dụng L/C thì bên bán phải bám sát các yêu cầu về chứng từ trong nội dung L/C để đảm bảo được thanh toán.
Thông thường sau khi giao hàng bên bán gửi bộ chứng từ cho bên mua. Việc này thường được các công ty sử dụng dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế để đảm bảo an toàn thông tin. Có thể gửi trực tiếp từ bên bán đến bên mua. Nếu thanh toán bằng T/T hoặc thông qua ngân hàng phát hành. Nếu thanh toán bằng L/C.
Thật ra không phải đến tận thời điểm này việc gửi/ nhận chứng từ mới diễn ra. Ngay từ khi mỗi chứng từ được bên bán soạn thảo và phát hành. Bên bán đã nên gửi trước bản nháp/ bản scan qua email cho bên mua tham khảo. Sau khi hàng thực sự được giao. Bên bán thu thập lại toàn bộ chứng từ liên quan đến lô hàng. Ttheo quy định của hợp đồng hoặc L/C. Và chính thức gửi bộ chứng từ qua bên mua. Nên gửi một bản scan toàn bộ chứng từ qua email để bên mua xem và xác nhận trước khi gửi bản gốc đi.
Về cơ bản mỗi một lô hàng xuất nhập khẩu phải có một bộ chứng từ đi kèm để phản ánh các thông tin liên quan đến lô hàng đó. Như vậy, nếu một hợp đồng phát sinh nhiều lần giao hàng. Thì hợp đồng đó sẽ có nhiều bộ chứng từ tường ứng với số lần giao hàng.
2. Thực hiện thủ tục hải quan
Việc làm thủ tục hải quan có thể do công ty tự thực hiện. Hoặc thuê công ty Forwarder để công việc được suôn sẻ, thuận lợi hơn. Đa phần các công ty xuất nhập khẩu thường thuê chính công ty cung cấp dịch vụ vận tải quốc tế cho mình thực hiện mở tờ khai cho chính lô hàng đó.
Đan xen với công việc thuê vận tải, xin giấy phép … Bên bán cũng chuẩn bị hồ sơ để tiến hành mở tờ khai xuất khẩu cho lô hàng. Việc khai hai quan cần kịp thời. Chính xác để tránh gây chậm trễ tiến độ hàng rời khỏi cảng xuất khẩu.
Bên mua chuẩn bị các chứng từ cần thiết. Và tiến hành mở tờ khai hải quan cho lô hàng nhập khẩu. Thông thường các công ty có thể tiến hành mở tờ khai hải quan nhập khẩu ngay cả khi lô hàng vẫn chưa tới cảng đến. Tuy nhiên cũng cần chú ý không nên mở tờ khai quá sơm. Có thể dẫn đến tình trạng phải hủy tờ khai nếu hàng đến muộn.
3. Giao nhận hàng hóa
Sau khi hoàn thành thủ tục hải quan xuất khẩu. Lô hàng sẽ được chính thức rời khỏi cửa khẩu xuất và được vận tải về nước nhập khẩu. Bên bán nên thông báo kịp thời cho bên mua các thông tin liên quan đến lô hàng. Hoặc gửi sớm các chứng từ đã có (gửi trước bản scan qua email) để bên mua xem trước chứng từ. Và có thể phát sinh việc sửa đổi/ cấp lại chứng từ nếu cần.
Khi hàng sắp tới cửa khẩu, bên mua sẽ nhận được thông báo hàng đến (Arrival Notice) từ đại lý của công ty vận tải để chuẩn bị các thủ tục cần thiết cho việc nhận hàng. Bên mua sẽ chính thức được nhận lô hàng từ cảng đến. Và đưa về kho của mình sau khi đã hoàn thành các thủ tục hành chính liên quan như: Thủ tục hải quan, kiểm tra chuyên ngành, nộp thuế …
Kết luận:
Bài viết trên đã cho các bạn thấy rõ từng bước trong quy trình giao nhận hàng hoá của một công ty dịch vụ vận chuyển. Với những bước cụ thể và chi tiết như vậy, đã đủ để các bạn có thể yên tâm thực hiện dịch vụ giao nhận hàng hoá thông qua các công ty logistics đúng không nào. Hoặc nếu doanh nghiệp của bạn đang muốn phát triển dịch vụ này thì cũng có thể tham khảo thêm. Chúc các bạn thành công.
