Trong logistic,có rất nhiều loại hóa đơ bạn cần lưu ý. Và hầu hết chúng đều có thể bị nhầm lẫn với nhau nếu như bạn thực sự không hiểu. Hôm nay, chúng ta sẽ cùng xem một loại hóa đơn như thế. Airport Cargo trong bài viết này sẽ giới thiệu với các bạn về commercial invoice. Bài viết sẽ bao gồm tất cả các thông tin về nội dung, định nghĩa và những gì bạn cần biết.
Commercial invoice là gì?
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) là hóa đơn do người bán (Seller) cung cấp, ghi rõ số tiền mà người mua (Buyer) phải thanh toán. Người mua sẽ thực hiện việc thanh toán theo số tiền ghi trên hóa đơn.
Commercial Invoice là 1 loại chứng từ thương mại quốc tế thể hiện. Hóa đơn thương mại xuất khẩu này ghi rõ đặc điểm hàng hóa, đơn giá, tổng giá trị của hàng hóa, điều kiện cơ sở giao hàng ( theo quy định của Incoterms), phương thức thanh toán hay chuyên chở hàng như thế nào.
Ngoài ra trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, một khái niệm đi song song cùng commercial invoice còn là định nghĩa non commercial invoice được hiểu hóa đơn phi thương mại.
Chức năng của Commercial hóa đơn?
Vẫn là chức năng cơ bản của hầu hết các loại hóa đơn: Dùng cho việc thanh toán giữa người bán và người mua, người xuất khẩu và người nhập khẩu, là căn cứ để bên bán đòi tiền và bên mua trả tiền.
Thứ hai, hóa đơn thương mại là cơ sở để tính toán thuế xuất nhập khẩu, những ai lên tờ khai hải quan sẽ hiểu rõ về việc nhập số tiền hóa đơn vào phần mềm hải quan.
Và thứ ba, Commercial Invoice là cơ sở để đối chiếu thông tin với các loại chứng từ khác trong quá trình các bên thực hiện hợp đồng cũng như thực hiện các thủ tục xuất nhập khẩu liên quan. Như khi tôi lên tờ khai hải quan, việc đối chiếu chéo chứng từ này với các thông tin tương ứng trên vận đơn, Packing list, giấy báo hàng đến… là rất cần thiết và phải cực kì quan trọng. Nếu có sự sai khác, lập tức người làm chứng từ hoặc khai hải quan phải kiểm tra và bổ sung chỉnh sửa ngay số liệu, nếu cần.
Nội dung cần có trong Commercial invoice
Số hóa đơn thương mại và ngày tháng phát hành
Đây là số tham chiếu được lập bởi người bán và bất cứ hóa đơn thương mại nào cũng phải có số Hóa đơn. Số hóa đơn thương mại còn được sử dụng để làm thủ tục khai báo hải quan xuất khẩu, nhập khẩu.
Thông tin người mua, người bán hàng hóa, quốc gia xuất nhập khẩu, shipper:
tên, địa chỉ, mã số thuế, …
Thông tin tham chiếu khác (Nếu có):
Bạn có thể thêm đến bất kỳ thông tin tham khảo khác liên quan đến lô hàng hoặc thêm thông tin do người mua yêu cầu. Ví dụ số LC, tên nhân viên bán đơn hàng này, số đơn đặt hàng (Purchase Order)…
Nước sản xuất (Country of Origin): commercial invoice
Thông tin này có thể cho thêm vào hoặc không, tuy nhiên để hợp lý hóa khi khai báo hải quan thì nên cho vào. Nhân viên chứng từ có thể tự “chế” thêm thông tin này vào hóa đơn thương mại (trường hợp không áp dụng C/O cho lô hàng đang thực hiện) dựa trên thông tin thực tế hàng hóa. commercial invoice
Tên cảng đích và quốc gia:
Đây là quốc gia nơi hàng hóa được chuyển đến cuối cùng
Phương thức vận chuyển:
Bằng đường biển (by sea) hoặc đường hàng không (by air). Không nhất thiết phải ghi tên phương tiện vận chuyển và số hiệu vì hóa đơn thương mại thường được phát hành trước khi giao hàng và chưa có số hiệu cụ thể của phương tiện.
Cảng bốc hàng (Port of Loading): commercial invoice
Có thể ghi tên cảng bốc hàng và quốc gia tương ứng. Đó có thể là sân bay hoặc cảng biển.
Cảng dỡ hàng (Port of Discharge):
Tên cảng dỡ hàng, nơi mà hàng hóa được dỡ xuống từ máy bay hoặc tàu biển, còn gọi là cảng đích.
Điều khoản giao hàng và điều khoản thanh toán: commercial invoice
Nên ghi rõ điều khoản giao hàng là gì , theo Incoterms nào. Điều khoản thanh toán là TT hay LC, DA/DP hay No Payment?
Số lượng kiện (Packages):
Ghi tổng số lượng kiện hàng của lô hàng đó, thường ghi kèm tổng trọng lượng cả bì (Gross Weight – kgs). Thông tin này thuộc về phần đóng gói (Packing), nếu chi tiết đóng gói không có gì phức tạp thì có thể kết hợp thông tin của Packing List – phiếu đóng gói vào cùng với hóa đơn thương mại.
Thông tin mô tả hàng hóa:
Tên, mã hàng (code), Model, Serial, số lượng, đơn giá, đồng tiền thanh toán, thành tiền, tổng giá trị, quy cách, ký hiệu mã…
Những lưu ý khi dùng commercial invoice
Trong quá trình làm dịch vụ hải quan, nhiều công ty làm Invoice hay bị sai sót một số nội dung quan trọng. Những lỗi này thường bị hải quan bắt lỗi, gây ảnh hưởng đến quá trình thông quan hàng hóa:
- Hóa đơn không thể hiện điều kiên giao hàng như FOB (kèm tên cảng xuất), hay CIF (kèm tên cảng nhập).
- Người xuất khẩu bán hàng theo giá giao hàng (giá CIF chẳng hạn) nhưng chỉ ghi hóa đơn theo giá FOB tại nơi xếp hàng, và cũng không ghi những chi phí tiếp theo sau.
- Người giao hàng nước ngoài bán hàng có chiết khấu nhưng trên hóa đơn chỉ ghi giá thực thu mà không thể hiện số tiền chiết khấu.
- Mô tả hàng hóa không rõ ràng, thiếu một số thông tin yêu cầu, gộp nhiều mặt hàng vào cùng một loại v.v…
Hy vọng rằng những thông tin trên về commercial invoice hữu ích với bạn. Nếu bạn thích những thông tin trên thì hãy cho Airport Cargo biết nhé để chúng tôi gửi thêm thông tin cho bạn.
Ngoài ra bạn nên tìm hiểu thêm thông tin về logistic để có cái nhìn tổng quát hơn về nghề.
