Trong xuất nhập khẩu và vận tải, có những loại giấy tờ chắc chắn cần phải biết. Không chỉ về nội dung của nó mà còn là cách sử dụng cũng như tên gọi quốc tế. Một trong số đó là proforma nvoice. Nhưng đây là loại giấy tờ gì? Có chức năng như thế nào? Ngay bây giờ, Airport Cargo sẽ giúp các bạn tìm hiểu về proforma invoice. Và những kiến thức cần biến về loại giấy tờ này nhé.
Bạn nên kiểm tra thêm các thông tin khác về logistic để có cáo nhìn tổng quát hơn.
Proforma Invoice là gì?
Trước khi ký kết hợp đồng, 2 bên cần thỏa thuận giá. Người bán sẽ gửi báo giá thông qua Proforma Invoice để người mua dự tính được giá của lô hàng. Proforma Invoice được gọi là hóa đơn chiếu lệ ( PI). Đây là hóa đơn không dùng để thanh toán, mà chỉ là hình thức thông báo về giá cả. Do đó, nó hoàn toán có thể thay đổi khi cả 2 bên không đồng ý giá cả. Thời điểm phát hành hóa đơn chiếu lệ không có quy định rõ ràng, nhưng thường trước khi giao hàng lên tàu.
PI là chứng từ thể hiện sự cam kết về phía người bán sẽ giao lô hàng hoặc dịch vụ như đã thông báo cho người mua ở mức giá cụ thể.
Hóa đơn proforma phát hành khi nào?
Về trình tự thời gian thì không có quy định chính xác thời điểm nào có PI, và cũng không nhất thiết phải có phát hành PI khi mua bán 1 lô hàng. Tuy nhiên, để thuận tiện cho giao dịch, thì các bên có thể đưa ra chứng từ này trong quá trình thương thảo đàm phán và thực hiện hợp đồng mua bán.
Cụ thể, chứng từ này thường được phát hành khi:
- Người bán cần phát hành cho người mua một chứng từ về lô hàng, mà vào thời điểm đó thì hàng chưa được giao (hoặc chưa sẵn sàng).
- Người bán cần có chứng từ xác nhận giá trị lô hàng để làm thủ tục hải quan xuất khẩu (ở một số quốc gia)
- Chưa có đầy đủ những thông tin cần thiết, hoặc chưa đến thời điểm phát hành Hóa đơn thương mại. Đến khi có đủ thông tin, người mua chấp nhận nội dung trên Proforma Invoice, và hàng đã gửi (hoặc đã đóng container), thì người bán có thể phát hành Hóa đơn thương mại (chính thức) cho lô hàng đó.
Khi nào nên sử dụng
Proforma invoice được sử dụng nếu bạn cần xuất trình tài liệu cho khách hàng về các sản phẩm hoặc dịch vụ mà bạn chưa cung cấp. Proforma invoice thường được gửi để khai báo giá trị hàng hóa cho hải quan.
Cách để tạo một Proforma invoice hợp lý?
Proforma voice không nên được coi là hóa đơn VAT, điều đó có nghĩa là chúng phải chứa cụm từ ‘Đây không phải là hóa đơn VAT’ .
Khi người mua đồng ý với các sản phẩm hoặc dịch vụ có trong hóa đơn mẫu đơn và bạn giao các mặt hàng này, bạn có nghĩa vụ phải gửi hóa đơn VAT thực trong khung thời gian nhất định.
Hầu hết các Proforma invoice gần giống với hóa đơn đã hoàn thành. Mặc dù không có yêu cầu cụ thể nào về cách bố trí hóa đơn chiếu lệ, nhưng giữ nó gần với hóa đơn đã hoàn thành sẽ là một lựa chọn an toàn.
Nếu bạn quyết định bố trí hóa đơn, thật dễ dàng điều chỉnh một mẫu hóa đơn cho phù hợp với thông tin cho hóa đơn chiếu lệ của bạn. Nhưng chỉ cần chắc chắn rằng nó được dán nhãn chính xác và không chứa số hóa đơn.
Word và Excel cung cấp các mẫu hóa đơn, nhưng chúng thường rất khó và không đáng tin cậy. Phần mềm lập hóa đơn trực tuyến cung cấp các mẫu hóa đơn dễ sử dụng hơn.
Proforma invoice không phải lúc nào cũng cần thiết nhưng có thể được sử dụng như một phần không thể thiếu trong quy trình bán hàng của bạn. Mặc dù tương tự như một trích dẫn và một hóa đơn, một proforma phục vụ một mục đích khác và có thể dễ dàng được tạo ra với sự trợ giúp của một mẫu.
Nội dung cần thiết trong hóa đơn
Nội dung trong hóa đơn của Proforma Invoice, dù cho người bán hàng tự lập nhưng đủ các thông tin:
- Seller: Tên, địa chỉ, tel và Fax người bán.
- Buyer: Tên, địa chỉ, tel và Fax người mua.
- Số và ngày PI: Số của hóa đơn Proforma invoice.
- Payment: Khả năng thanh toán và điều kiện thanh toán giữa người bán và người mua.
- Port of loading: Dịch vụ vận chuyển cảng Việt Nam.
- Port of Destination: Cảng đến phụ thuộc vào thỏa thuận giữa bên mua và bán.
- ETA: Ngày dự kiến hàng về đến người mua.
- Thông tin liên quan: Mô tả sản phẩm, màu sắc và chất lượng hàng hóa, giá sản phẩm. Các thông tin chi tiết về hàng hóa nhận được.
Proforma invoice sẽ được sử dụng trong quá trình xuất trình những tài liệu cho khách hàng và các sản phẩm dịch vụ bạn chưa cung cấp và được gửi để cung cấp thông tin giá trị hàng hóa cho bên hải quan đối chiếu kiểm tra.
Các bạn thấy những thông tin về proforma invoice mà Airport Cargo đưa ra dễ hiểu và bổ ích chứ? Chúng tôi mong các bạn có thể áp dụng chúng trong công việc.
