Trong quá trình xuất nhập khẩu, có những loại giấy tờ rất quan trọng. Trong bài lần trước chúng ta đã cùng tìm hiểu về Packing list. Vậy, trong bài viết này, cùng tìm hiểu về hóa đơn xuất nhập khẩu với Airport Cargo. Cũng là một trong số những loại giấy tờ hết sức quan trọng và không thể thiếu khi xuất nhập khẩu.
Trước khi đọc bài bạn nên tìm hiểu thêm thông tin về xuất nhập khẩu để có cái nhìn tổng quát vẻ ngành này trước.
Hóa đơn xuất nhập khẩu là gì
Invoice trong xuất nhập khẩu còn được gọi là hóa đơn, một chứng từ rất quan trọng trong hoạt động mua bán hàng hóa. Riêng lĩnh vực xuất nhập khẩu, hóa đơn bán hàng do người bán tự lập theo form của mình, không phải theo form của Chi cục Thuế hay cơ quan nhà nước nào cả (khác với hóa đơn bán hàng trong nước).
Trên hóa đơn yêu cầu thể hiện rõ nội dung về số hóa đơn, ngày hóa đơn, người bán, người mua, mô tả hàng hóa, số lượng, đơn giá và tổng số tiền. Đây là một trong những chứng từ quan trọng để bạn tiến hành thanh toán, đóng thuế, khai hải quan.
Các loại đơn xuất nhập khẩu đi kèm chứng từ
Khi có cơ sở kinh doanh trực tiếp nhập khẩu hàng hóa, khi bày bán tại cửa hàng hoặc lưu kho phải có Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ trong trường hợp hạch toán phụ thuộc cùng tỉnh, thành phố; hoặc thêm hóa đơn trong trường hợp hạch toán độc lập. Trường hợp hàng hóa chỉ lưu kho thì cần Phiếu nhập kho.
Đối với cơ sở kinh doanh không trực tiếp nhập khẩu hàng hóa, khi bày bán, vận chuyển hoặc lưu kho phải có hóa đơn, chứng từ của cơ sở bán hàng.
Trường hợp cơ sở kinh doanh điều chuyển hàng hóa nhập khẩu cho các chi nhánh, cửa hàng, cửa hiệu,… ở ngoại tỉnh, thành phố hoặc giữa các chi nhánh với nhau thì phải có hóa đơn hoặc Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ kèm theo Lệnh điều động.
Mua hàng hóa nhập khẩu tại cơ quan có chức năng bán hàng tịch thu hoặc cơ quan Dự trữ quốc gia thì phải có hóa đơn bán hàng của các cơ quan này.
Hàng hóa nhập khẩu là quà biếu, quà tặng miễn thuế; hàng hoá trong tiêu chuẩn hành lý được miễn thuế; hàng hoá miễn thuế bán trong các khu kinh tế cửa khẩu; hàng trao đổi trong định mức miễn thuế của cư dân biên giới thuộc Danh mục hàng hoá được sản xuất từ các nước có chung biên giới nhập khẩu dưới hình thức mua, bán, trao đổi hàng hoá cư dân biên giới khi được đem ra bày bán hoặc lưu kho ngoài khu kinh tế cửa khẩu thì cơ sở kinh doanh cần có chứng từ chứng minh hàng hóa trên đã được kê khai, nộp thuế.
Phân loại hóa đơn xuất nhập khẩu
Hiện tại có 2 loại hóa đơn chủ yếu là: Proforma invoice và Commercial Invoice. Doanh nghiệp bắt đầu ký hợp đồng xuất nhập khẩu, trước tiên 2 bên cần phải tiến hành thỏa thuận giá. Sự thỏa thuận giữa người mua và người bán, người bán sẽ gởi báo giá thông qua Proforma invoice để người mua dự tính được giá sơ bộ của lô hàng, Proforma Invoice còn được gọi là hóa đơn chiếu lệ, chúng không có giá trị thanh toán. Bởi vì chỉ là sơ bộ nên hóa đơn chiếu lệ có thể chỉnh sửa.
Sau khi đã đồng ý mức giá mua bán, 2 bên tiến hành ký hợp đồng ngoại thương và người bán giao hàng cho người mua. Người bán cần người mua thanh toán họ phải làm Commercial Invoice được gọi là hóa đơn thương mại, có giá trị pháp lý và giá trị thanh toán. Đây cũng là cơ sở cho cơ quan thuế, hải quan xác định trị giá hóa đơn của bạn để tiến hành nộp thuế, khai hải quan điện tử.
Phân biệt các loại hóa đơn xuất nhập khẩu
Mặt hình thức giữa Proforma Invoice và Commercial Invoice các thông tin gần như giống nhau. Nhưng tại sao lại chia ra thành 2 loại trên.
Thời điểm phát hành của 2 loại: Không phải toàn bộ nhưng hầu hết Proforma Invoice (PI) được phát hành trước khi hàng đã được gởi, còn Commercial Inovoice (CI) phát hành để tiến hành thanh toán sau khi hàng đã được giao lên tàu.
Nội dung: Gần như cả 2 loại có nhiều thông tin giống nhau. Tuy nhiên Commercail Invoice (CI) đầy đủ và chính xác, không thể sửa chữa. Còn Profoma Invoice bạn có thể sửa được. hóa đơn xuất nhập khẩu
Về pháp lý: CI mang tính pháp lý cao hơn, là 1 giấy tờ cam kết trước pháp luật. Còn PI chỉ là một sự thỏa thuận chưa chính thức.
Trong kế toán công ty: CI được dùng trong việc hạch toán kế toán của công ty, còn PI không có chức năng này.
Lưu ý: trong quá trình sử dụng chúng ta thường nói tóm gọn “hóa đơn” thì được hiểu là loại Commercial Invoice. Nhưng các bạn cần phải nói theo từ chuyên ngành là hóa đơn thương mại. Vì từ hóa đơn rất rộng và có nhiều loại.
Một số lỗi thường gặp khi lập hóa đơn thương mại
Mặc dù trách nhiệm lập inovoice là của người bán, nhưng khi làm thủ tục hải quan để thông quan hàng hóa, người mua có trách nhiệm giải trình về những thông tin cho cơ quan hải quan. Một số lỗi mà trong hóa đơn thương mại bị thiếu như:
Không thể hiện điều kiện giao hàng trong incoterms, tên cảng xuất, cảng nhập.
Một số thông tin về tên hàng khi không đúng như hợp đồng hay packing list, gộp quá nhiều mặt hàng vào chung 1 loại.
Người bán có chiết khấu cho người mua nhưng trên hóa đơn không ghi chiết khấu mà chỉ thể hiện giá trị hóa đơn tổng.
Bạn đã biết thêm nhiều thông tin về hóa đơn xuất nhập khẩu rồi chứ? Bạn hãy chia sẻ thêm thông tin mà bạn biết với Airport Cargo bằng cách để lại comment nhé.
