Đối với công tác quản lý hàng tồn kho, về cơ bản sẽ có 2 phương pháp chính: “just-in-time” (JIT) và “just-in-case” (JIC). Tuy nhiên, các chiến lược trong hai mô hình này khá trái ngược lại nhau. Trong khi JIT cố gắng giữ ít hàng tồn kho nhất có thể thì JIC lại dựa vào số lượng hàng tồn kho dự trữ sẵn. Mỗi mô hình đều mang lại những lợi ích nhất định doanh nghiệp. Nếu bạn vẫn còn chưa phân biệt được sụ khác nhau giữa JIT và JIC, cũng như còn phân vân đâu là hình thức quản lý hàng tồn kho phù hợp với từng loại doanh nghiệp.
1. Just – In – Time
Just-in-time là một phương thức quản lý chỉ yêu cầu đơn hàng và sản phẩm từ các nhà cung cấp khi cần thiết để đáp ứng nhu cầu của khách hàng ngay lập tức. Các đơn hàng này đến từ các nhà cung cấp “vừa kịp lúc (just-in-time), không sớm hơn hay muộn hơn thời điểm thỏa thuận” để hàng hóa được xử lý và vận chuyển ngay lập tức nhằm thực hiện các đơn đặt hàng của khách hàng. Nếu sử dụng phương thức quản lý tồn kho này, trong điều kiện lí tưởng, công ty sẽ có rất ít hoặc không có hàng tồn kho (inventory on hand). Về mặt lý thuyết, bất kỳ doanh nghiệp nào có thể thực hiện thành công mô hình này sẽ giành được lợi thế cạnh tranh so với đối thủ có vốn gắn với số lượng hàng tồn kho lớn. Bởi vì công ty sử dụng mô hình quản lí tồn kho JIT sẽ luân chuyển vốn hiệu quả hơn do có nhiều tiền mặt để đầu tư marketing và các dự án khác.
Để hệ thống JIT hoạt động có hiệu quả, dự báo nhu cầu phải cực kỳ chính xác. Ngoài ra, công ty phải có sự phối hợp chặt chẽ với các nhà cung cấp để đảm bảo hàng hóa được đặt hàng theo mô hình JIT theo sát nhu cầu của công ty.. Khi không có dự báo chính xác và không có những nhà cung cấp đáng tin cậy sẽ dẫn đến hậu quả mà không công ty nào mong muốn – đó chính là back order – đơn hàng của khách hàng không thể giao do thiếu lượng hàng dự trữ, điều này sẽ làm giảm sự tin cậy của khách hàng đối với doanh nghiệp và kéo theo sau là sự ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ khách hàng (customer service level).
JIT được xem như là một mô hình quản trị tồn kho hiệu quả, giúp tăng khả năng luân chuyển vốn linh động. Tuy nhiên, các công ty có thể dễ dàng gặp phải các rủi ro nếu phụ thuộc quá nhiều vào mô hình này. Cho dù cách thức tổ chức hoạt động cũng như nhà cung cấp đáng tin cậy như thế nào nhưng những sự cố do các vấn đề về thời tiết xấu hoặc tai nạn giao thông cũng sẽ làm việc đặt hàng JIT trở nên khó khăn. Giá nguyên liệu cũng là một trong những lí do có thể khiến đặt hàng theo mô hình JIT nhìn chung đắt hơn các hình thức thông thường. Nếu giá nhiên liệu tăng, chi phí của việc vận chuyển hàng hóa liên tục sẽ làm giảm lợi nhuận. Ngoài ra, các đơn đặt hàng với số lượng lớn, đột biến của khách hàng cũng sẽ làm gián đoạn hệ thống JIT.
2. Just – In – Case
Just-in-case là chiến lược duy trì lượng hàng tồn kho lớn để giảm nguy cơ back order khi đối mặt với những bất ổn về cung và cầu. Hàng tồn kho lớn khắc phục những nhược điểm của JIT khi giúp cho việc vận hành doanh nghiệp ít bị gián đoạn hơn khi đối mặt với các yếu tố có thể gây hại cho doanh nghiệp như vấn đề phụ thuộc vào nhà cung cấp, thời tiết, giao thông, giá nhiên liệu hay các đơn đặt hàng nằm ngoài khung dự báo.
Tuy nhiên, tương tự như mô hình JIT, JIC cũng có nhược điểm. Việc dự trữ nhiều hàng tồn kho nhằm ngăn chặn back order cũng như hạn chế tối thiểu sự không hài lòng của khách hàng trong mô hình JIC đồng nghĩa với việc chi phí hàng tồn kho cao, bao gồm những chi phí liên quan đến kho, chi phi vận hành, chi phí xử lý hàng hư hỏng hàng hóa cũng như những chi phí cơ hội khi không thể đầu tư sinh lợi trong những dự án khác như trong mô hình JIT đã đề cập ở trên.
Tối ưu hóa hàng tồn kho phụ thuộc nhiều vào đặc tính doanh nghiệp, sản phẩm và đôi khi cần cân nhắc yếu tố mùa vụ. Tóm lại, không nhất thiết phải lựa chọn và sử dụng duy nhất một hình thức quản lí hàng tồn kho. Hầu hết những công ty hoạt động hiệu quả là những công ty biết kết hợp hai hình thức trên sao cho phù hợp với nhu cầu của công ty trong những thời điểm nhất định.
Nguồn: VILAS
